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人才中心檔案數(shù)字化方案

近年來，計算機網(wǎng)絡技術的廣泛應用使檔案信息管理進入現(xiàn)代化管理的先進行列，并為檔案信息管理提供了可靠的保證，傳統(tǒng)的人才市場人事檔案管理方式面臨著越來越嚴峻的挑戰(zhàn)。為了充分發(fā)揮檔案工作在信息社會中的重要作用，人才市場應該積極地將信息技術與檔案管理技術和方法結合起來，促進檔案的信息化管理。

人事檔案是對個人信息的真實記錄，而且與每一個職工的切身利益息息相關。人事檔案還是單位人事部門對個人進行管理的重要憑證，是各項工作開展的基礎。在單位選拔人才及干部隊伍建設中具有非常重要的作用。通過實現(xiàn)人事檔案信息化管理，有利于人事檔案利用率的提升，特別是當前人事檔案使用頻率不斷提高的新形勢下，加快人事檔案信息化管理更具有必要性。

人才交流中心服務中主要管理以下幾類人群的檔案：部分高校畢業(yè)生、社會流動人員、因私出國的人員等。管理數(shù)量非常龐大，尤其高校畢業(yè)生也呈逐年增加的趨勢，這就加大了檔案管理工作的工作量與工作難度。這些檔案的所屬人中，很大一部分在短時間內都找不到正式的工作，尤其是高校的畢業(yè)生，他們的檔案由學校郵寄至人才市場之后就無人問津，最后被棄檔，并且棄檔現(xiàn)象日趨嚴重。

人事檔案記錄的是個人情況的資料匯總，包括此人在社會中的學習與生活經(jīng)歷，同時也體現(xiàn)了個人的生活作風以及道德素養(yǎng)，這些資料對于企業(yè)選擇人才來說是一個十分重要的依據(jù)。

在檔案管理工作中，人才交流服務中心的資料數(shù)量是極其龐大的，現(xiàn)如今檔案管理的工作越來越復雜，一些問題也影響著工作的順利進行，對社會的發(fā)展造成了一定的阻礙。假如采取檔案傳統(tǒng)的管理方式，會增加管理工作的難度，浪費掉很多資源。所以，要用科學合理的方式對庫存檔案進行數(shù)字化，運用優(yōu)化方案將庫存檔案進行管理。

信息化管理可實現(xiàn)的應用：

（1）沖破人事檔案利用的種種局限，使人才市場的人事檔案管理從封閉走向開放；從人事檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變。實現(xiàn)人事檔案信息資源的合理配置，科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質的服務。

（2）人事檔案信息化可一次投入，多次產(chǎn)出，遠程服務，資源共享，縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息化的時效性，提供豐富和具有地方特色的知識。

（3）對選拔優(yōu)秀人才起到巨大作用，可以將檔案信息檢索方式用脫機檢索、聯(lián)機檢索發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡檢索，讓企業(yè)能快速的找到所需要的人才；另外，數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網(wǎng)絡快速傳遞，提高了檔案的利用率，降低管理成本。

當前使用數(shù)字化的手段主要采取掃描、拍照以及著錄編輯等方式，但在實際中要對掃描的分辨率做出相應的標準，才能達到優(yōu)化檔案管理的目的。因此需要依靠現(xiàn)代科學的專業(yè)化加工團隊技術，運用網(wǎng)絡化管理檔案信息，保證信息的準確性和及時性，讓檔案管理工作更加長效、穩(wěn)定的服務于社會。

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