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一、檔案收集工作  

• 《檔案交接登記表》要包括以下內容：
• 移交時間，應將年月日填寫齊全。
• 移交部門，填寫規范的部門簡稱。 
• 序號，填寫文件整理時的文件編號。
• 題名，填寫完整的文件題名。 
• 年度，填寫文件制發的年度。
• 文號，填寫文件制發的編號。
• 圖號，直接填寫圖樣的代號。
• 頁數，填寫每份文件有信息的頁面總數。
• 保管期限，填寫每份文件的保管期限。
• 備注，填寫文件有缺損或其他需說明的事項。

• 企業應接收所屬單位因產權變動后屬本企業所有的檔案。
• 企業應根據資產管理權限接收無法人資格的所屬單位檔案。
• 企業可根據需要收集宣傳報道本單位的新聞資料。
• 企業可根據研發和市場競爭的需要收集與企業經營范圍相關的資料。
• 企業可根據需要向社會、離退休人員征集檔案、資料。

  
  

1．文件材料歸檔范圍

企業有4個方面的文件材料應納入歸檔范圍：

（1）反映本企業在研發、生產、服務、經營、管理等各項活動和基本歷史面貌的，對本企業各項活動、國家建設、社會發展和歷史研究具有利用價值的文件材料。

（2）本企業在各項活動中形成的對維護國家、企業和職工權益具有憑證價值的文件材料。

（3）本企業需要貫徹執行的有關機關和上級單位的文件材料，非隸屬關系單位發來的需要執行或查考的文件材料，社會中介機構出具的與本企業有關的文件材料，所屬和控股企業報送的重要文件材料。

（4）有關法律法規規定應歸檔保存的文件材料和其他對本企業各項活動具有查考價值的文件材料。

2.歸檔時間

（1）管理類文件材料的歸檔時間，一般應在辦理完畢后的第二年一季度完成歸檔工作。

（2） 對于一些特殊的文件材料，可以針對具體情況適當放寬歸檔時間。例如，一些未辦結的案件，可等到整個案件結案后，將文件材料整理好，根據辦案部門的需要可以繼續保存一年后再行歸檔；對于企業產品銷售工作中形成的市場信息、用戶調查等動態信息，可采用復制的辦法將原件按階段歸檔。

（3）產權產籍、質量認證、資質信用、合同協議、知識產權等文件材料應隨時歸檔。

（4）重大活動、重要會議形成的文件、照片、錄音、錄像等，在活動結束后應隨即歸檔。

3. 歸檔要求

（1） 文件形成部門應根據歸檔范圍和歸檔要求，定期整理應歸檔文件材料，編制歸檔文件目錄及移交清冊，經雙方在移交清冊上簽字確認后，移交檔案管理機構。

（2） 歸檔的文件材料應齊全完整、真實準確，簽章完備。沒有簽字簽章或簽字簽章不完備的應要求相關責任人補簽。

（3） 歸檔的文件材料的制 成材料和書寫材料必須符合檔案保管保護的要求。

（4） 歸檔文件一般應為原件。特殊情況下，如果無原件，可歸復印件，對接收的外單位的文件，在無法提供原件的情況下，最初接收的文件可視為原件，并在備注項或備考表中說明原件保存處。